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状況に合わせた演出テクニック

状況に合わせた演出テクニック

今回はプレゼンテーションの状況に合わせたテクニックについて説明していきます。

 

この文章を読むことで、「プレゼン当日の状況に対応するための準備や心構え」について学ぶことができます。

 

状況に対応した準備

 

準備をしっかりしていても、実際のプレゼンでは様々なことが起きます。それに対応するには、当日の状況に合わせた演出が必要となります。

 

「状況に合わせて演出する」というのは、「すべてアドリブで対応する」という意味ではありません。「どんな状況が起きても対応できるようにしておく」という意味合いが強いです。

 

やはり、どんな状況でも対応できるように事前に準備をしておくことが大事です。

 

では、「どんな状況でも対応出来るような準備」とはどのようなものでしょうか?

 

1.自分のペースに持ち込む

 

2.想定される反応の準備をする

 

3.想定される質問の準備をする

 

4.アクシデントも想定する

 

それぞれ詳細を説明していきます。

 

1.自分のペースに持ち込む

 

プレゼンを行うのは取引先企業の会議室だったり、初めて訪問する貸会議室だったりすることは多いはずです。これは、言い換えれば「アウェー状態」です。これでは緊張感も高まり、状況に合わせた演習が出来にくくなります。

 

よって、自分のペースに持ち込むようにします。それには二つの方法があります。

 

一つ目は「」です。会場に早めに入ります。

 

それだけで「慣れ」ができ、プレゼンの「場の雰囲気」が掴めます。ギリギリに会場に入って余裕のない中でプレゼンをすると、「場の雰囲気」に飲まれてしまいます。

 

また、早めに会場入りすることによって、プロジェクターやマイクなどの機器を試す時間があり、アクシデントも防ぐことが出来ます。

 

二つ目は「内容」です。準備の段階で聴き手を想定し、自分のペースに持ち込む内容にすることです。

 

例えば、プレゼンの冒頭で聴き手の心をつかむ演出をすることです。

 

キャッチコピーのような「言葉で聴き手の心を掴む」こともあれば、「身振り手振りで掴む」こともあれば、「声のトーンで掴む」こともあります。

 

これによって自分のペースに持ち込み、プレゼンを行うことが出来るようになります。

 

2.想定される反応の準備をする

 

状況に合わせた演出を行うには、聴き手の反応を想定しておく必要があります。

 

聴き手の反応がすべて良い場合ばかりではありません。興味のなさそうな場合もありますし、内容を理解できていなさそうな場合、途中で話が飽きてしまっている場合もあります。

 

まずは、そのようにならないよう聴き手のことをしっかりと調査し準備をしていきます。

 

 

しかし、それでも良くない反応である場合も想定し、「興味が引けなければこの話を付け加えよう」だとか、「理解できていないのであれば予備資料を出そう」、「飽きられてきたら声のトーンを変えよう」などの準備をしておきます。

 

それによって、聴き手の状況を見ながらプレゼンを行うことが出来るようになるのです。

 

つまり、アドリブをするにしても本当にぶっつけ本番ではなく、ある程度状況を想定して準備をしておくのです。

 

3.想定される質問の準備をする

 

プレゼンの場合は一方的に話すのでなく、聴き手からの質問を受け付けます。

 

その際、考えが及んでいない質問がくることだって考えられます。

 

せっかく聴き手に伝わるプレゼンをしたのに、質問の回答のレベルが低くては良いプレゼンにはなりません。

 

よって、想定される質問の準備もしておくべきなのです。

 

4.アクシデントも想定する

 

プレゼン当日にアクシデントはつきものです。

 

例えば、プロジェクターの使い方が分からなかったり、故障してしまったりすることもあります。これは会場に早めに入ることにより、「別のプロジェクターを準備してもらう」などして対応出来る場合も多いです。

 

それでも完全に使えないこともあります。そのような場合は、配布資料だけで口頭でプレゼンをしたり、ホワイトボードを使ったプレゼンに切り替えたりする対応が必要になります。

 

このような対応も想定して準備をしておけば、「プロジェクターを使えないのはマイナスだが、最低限は口頭でも伝えることが出来る」という自信にもつながり、プレゼンの質が上がります。

 

状況に合わせた演出テクニック1

 

ここまでは、事前準備で対応できる「状況に合わせた演出テクニック」を見てきました。

 

しかし、起こりうるすべてのことを想定することはできません。よって、プレゼン当日に「状況に合わせた演出」をすることもあります。

 

 

例えば、聴き手の反応を想定してプレゼンの準備を行っていますが、実際の聴き手の反応を見ながら相手の心理状況を探っていくような場合です。

 

「話しながら」「聴き手の状況を見ながら」その場で対応していく、というすべてを同時並行で行うことになります。

 

同時並行で行うのは大変ですが、準備をすることによって余裕が生まれ、同時並行も出来るようになるのです。

 

 

また、聴き手からの質問も「想定したこと」以外の質問が出てくる可能性はあります。この場合も焦りは禁物です。

 

想定していない質問でも、プレゼンの内容に即したものであれば、ここまでの準備をしていれば必ず答えられるはずです。

 

さらに、経験を重ねていくうちに、その質問に対して真向から答えるのではなく、「自分の答えられる内容に置き換えて答える」というテクニックも身についてきます。

 

場合によっては、プレゼンの内容とは関係がない質問をされることもあります。それは、聴き手が本質を理解していない場合もあれば、何らかの理由でわざと本質を外して質問する場合もあります。

 

これらは、その質問の意図をくみ取って適切な回答を心がけます。

 

 

そして、アクシデントに関しても想定外の場合があります。

 

例えば、プレゼンの当日になって「時間を少なめにして欲しい」というような場合です。

 

これらもしっかりと準備をしておくことによって、対応出来る場合が多いのです。時間を短縮する場合も、準備の段階で内容を把握できているので、「これだけは伝えるべき」という点を絞り込むことができます。

 

練習も繰り返しているはずですので、「ここのページは何分くらいで話す」という想像がつき、どこを削れば良いかが分かるのです。

 

 

以上のように、「状況に合わせた演出テクニック」とは、ぶっつけ本番で合わせることではありません。

 

状況に合わせた演出自体も、ある程度までは事前準備によって行うのです。

 

それでも、最終的にはプレゼン当日の状況に合わせた演出が必要となります。それらも事前準備がしっかりとしてあるからこそ、当日に心に余裕を持つことができ、焦らず対応ができるようになるのです。

 

<事例>
バネを製作するメーカーに入社したOさんは、自社製品を使ってもらえるように営業を行っています。バネは自動車にも家電にも、また工具にも使われるので、営業先も多種多様ですが、今までは自動車メーカーの担当営業でした。

 

ところが最近担当替えがあり、家電メーカーの担当営業になりました。

 

そこでOさんは、新たに受け持った家電メーカーに対し、新製品を提案するためにプレゼンを行うことになりました。Oさんはプレゼン経験も多く、はじめのうちは問題ないだろうと思っていました。

 

しかし、プレゼンの準備を進める段階になってくると、「聴き手についての情報がない状態では、伝わるプレゼンをするのは難しいのではないか」と思いはじめてきました。

 

そこで、プレゼンの準備段階では「資料を作成する」というような準備はもちろん、家電メーカーの方々を徹底的に調査しました。

 

家電メーカーの方が興味を持ちやすい内容に変更し、疑問が出そうな内容に関しては予め回答を考えておいたのです。

 

これにより、最初のプレゼンでも担当メーカーの方に好印象を与えることができました。さらに、準備をしっかりしているので、プレゼンの場でも余裕ができ、聴き手の状況を観察することが出来るようになりました。

 

そのため、プレゼンの中でのちょっとした聴き手の変化を捉え、状況に応じた話し方に変えることも出来るようになったのです。

 

こうして当初は苦労したものの、今では担当のメーカーとスムーズな取引が出来るようになったのです。

 

まとめ

 

・準備をしっかりしても、実際のプレゼンでは様々なことが起きる。それに対応するには当日の状況に合わせた演出が必要となる。

 

・状況に合わせて演出するというのは「すべてアドリブで対応する」という意味ではない。「どんな状況が起きても対応できるように事前に準備しておく」という意味合いが強い。

 

・「どんな状況でも対応出来るような準備」とは以下の通り。

 

1.自分のペースに持ち込む

 

2.想定される反応の準備をする

 

3.想定される質問の準備をする

 

4.アクシデントも想定する

 

・事前準備によって当日に心に余裕が持て、焦らず対応できるようになる。


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