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エクセル(Excel)での企画書の作り方

エクセル(Excel)での企画書の作り方

企画書を作成する際は、多くの場合、パワーポイントなどのプレゼン用ソフトを使用したり、ワードなどのワープロ用ソフトを使用したりすることが多いと思います。

 

しかし、表計算ソフトのエクセルでも、企画書が作成できます。

 

しかも、単に企画書を作成出来るというレベルでなく、数値や表が多いのであれば、敢えてエクセルを使った方が良い場合もあるのです。

 

もちろん、ワードやパワーポイントのほうが便利な場合もあるので、「エクセルを使った企画書作成のメリットとデメリット」を説明していきます。メリットとデメリットを把握しておけば、最適なソフトを選択して企画書の作成ができるからです。

 

では、メリットからお伝えしていきます。

 

エクセル(Excel)で企画書を作成するメリット

 

@数値や表が中心の企画書を作成しやすい

 

A組織図・体系図が作成しやすい

 

B印刷しやすい

 

それぞれ見ていきましょう。

 

@数値や表が中心の企画書を作成しやすい

 

パワーポイントなどでも表やグラフを作成できますが、機能的には専門ソフトのエクセルのほうが作成しやすいです。

 

エクセルで表などを作成してパワーポイントにコピーすることもできますが、そもそも企画書をエクセルで作成すれば、コピーしなくても良いのです。

 

また、長い文章などはワードの方が書きやすいですが、企画書の場合、箇条書きで説明することも多いはずです。

 

箇条書きであれば、エクセルで表組を作って書いた方が分かりやすい場合も多いのです。

 

A組織図・体系図が作成しやすい

 

その他のソフトでも、組織図や体系図は作成できます。

 

しかし、他のソフトの場合枠があるので、組織図や体系図を作るときに、エクセルのほうが簡単に作成できるのです。

 

B印刷しやすい

 

エクセルは、表や箇条書きの文章を自由に作った後で、それらをまとめて印刷することが出来ます。

 

パワーポイントだと、最初から印刷、映写することを想定して作成しますが、エクセルは最後にまとめて印刷構成を考えれば良いのです。

 

エクセル(excel)での企画書の作り方1

 

エクセル(Excel)で企画書を作成するデメリット

 

次にデメリットも見ていきましょう。

 

@プレゼンテーションがやりにくい

 

Aビジュアル(イラスト・写真や図形など)が挿入しにくい

 

B印刷に慣れが必要

 

それぞれ説明していきます。

 

@プレゼンテーションがやりにくい

 

エクセルは表計算のためのソフトであり、パワーポイントはプレゼンのためのソフトです。よって、エクセルで作成した企画書ではプレゼンに向いていません。

 

パソコンとプロジェクターをつなげば、エクセルで作成した企画書でも映し出すことはできますが、読み手(プレゼンであれば視聴する人)にとっては見やすくはないはずです。

 

エクセルで企画書を作成するのは、あくまで「企画書として紙面で提出する場合」に限るほうが良いのです。

 

Aビジュアル(イラスト・写真や図形など)が挿入しにくい

 

パワーポイントやワードと同様に、エクセルにもビジュアル(イラスト・写真や図形)が挿入できる機能があります。よって、これらの機能を活用すれば、エクセルでも「ビジュアルがある企画書」が作成できないわけではありません。

 

しかし、表計算ソフトですので、やはりビジュアルは使いにくいのです。

 

そのため、「ビジュアル中心であればパワーポイントで作成する」などの使い分けも必要となるのです。

 

B印刷に慣れが必要

 

エクセルは表計算ソフトなので、数値などの表現はしやすいです。また、上述のように、表組を使って箇条書きの文章も作成しやすいのですが、印刷する時に枠から文章が飛び出ることがあります。

 

これは、パソコンの画面上では枠におさまっていても、印刷したものを実際にみると「枠から飛び出す」という現象がおきるので、慣れと注意が必要です。

 

これに気付かず提出してしまうと、読みにくい企画書になってしまいます。つまり、ある程度の長さで改行する必要があるのです。

 

完成後に見直しをするのは、エクセルで作成する場合だけではないのですが、特にエクセルの場合はこのような失敗も起きやすいので、作成画面と印刷した後にしっかりと見直しはするべきです。

 

エクセル(excel)での企画書の作り方2

 

以上のように、エクセルを使って企画書を作成する際には、メリットとデメリットがあります。

 

パワーポイントやワード、エクセルで企画書を作成する際は、それぞれのメリットとデメリットを把握して、上手く使い分けていきましょう。

 

ただ「上手く使い分ける」といっても、どれを使用するか迷う場合もあると思います。

 

その時には、自分にとって「どれが作成しやすいか」という点と、読み手にとって「どれが読みやすいか」という観点の両方から見て、最良なものを選ぶようにしましょう。

 

 

【事例】
Aさんは社内の「職場環境の改善提案」のプロジェクトチームの一員です。

 

まだ始まったばかりのプロジェクトなので、今回はまず全社員にアンケートを取って、今の職場環境の「何が良いか?」「何が不満か?」「改善してほしいことは何か?」「改善のアイデアは?」などを把握することから始めることになりました。

 

そして、その現状把握と改善アイデアの一部を企画書として提出し、「今後本格的にプロジェクトチームが活動すべきかどうか」を取締役会で検討することになりました。

 

この企画書が了承されなければ、プロジェクトチームも解散となり、職場環境の改善はなかなか進まないという状態になってしまうので、初回の企画書の重要度は高いのです。

 

その企画書の取りまとめをAさんが行うことになりました。Aさんは、いくつかのアンケート結果を記載するので、エクセルで企画書を作成することにしました。

 

 

作成は以下の順で行いました。

 

@エクセルで「見出し」と「内容」を書く

 

エクセルで「企画背景」「企画趣旨」などの必要な見出しを書いていきました。そして、その見出しごとに内容を文章(箇条書き)で書いていきました。

 

A見出しごとに罫線で囲んで表組(ブロック)にする

 

見出しと箇条書きの文章が並んでいるだけでは読みにくいので、「企画背景」や「企画趣旨」などの見出しごとに罫線囲み、「ブロック」を作っていきます。

 

これで表組が出来るので、企画書として見栄えが良くなりました。

 

Bアンケート結果などの表を入れる

 

文章だけでなく、アンケート結果の表を入れて、さらに企画書の内容が伝わりやすくしました。

 

C文字のフォントや網掛けなどの機能を使って読みやすくする

 

見出しを目立たせたり、全体を読みやすくするためにフォントやフォントサイズを調整したり、網掛けの機能を使ったりして読みやすいものに仕上げていきました。

 

エクセル(excel)での企画書の作り方3

 

こうして、Aさんはエクセルを使って企画書を作成したのです。そして、その企画書を取締役会に提出しました。

 

分かりやすい企画書であったので、プロジェクトチームは問題なく「職場環境の改善」に取り組むことが了承されたのです。

 

 

Aさんは、企画書をワードやパワーポイントで作成することもありますが、「官公庁からワードの指定をされている場合はワード」「プレゼンの場合はパワーポイント」「表が必要な場合はエクセル」というように、状況に応じて使い分けをしているのです。

 

まとめ

 

・数値や表が中心の企画書の場合、エクセルを使った方が良い。

 

・エクセルを使って企画書を作成すると、以下のようなメリットがある。

 

@数値や表が中心の企画書を作成しやすい

 

A組織図・体系図が作成しやすい

 

B印刷しやすい

 

・エクセルを使って企画書を作成する際のデメリット。

 

@プレゼンテーションがやりにくい

 

Aビジュアル(イラスト・写真や図形など)が挿入しにくい

 

B印刷に慣れが必要

 

・数値や表が中心であればエクセル、文章が中心の企画書ならワード、ビジュアル中心であればパワーポイントというように、それぞれの特徴を活かして使用したほうが良い

 

・企画書を作成するソフトを迷う場合、「どれが作成しやすいか」という点と、読み手が「どれが読みやすいか」という観点の両方から見て、最良なものを選ぶ。

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