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企画書作成の7ステップ

企画書作成の7ステップ

企画書には決まったルールがあるわけではありません。

 

よって、企画書の内容も自由形式であるし、企画書の作成ステップ(作成の順序)も自由となります。

 

でも、長年の様々な企業間で企画書が作成され、やり取りされてきたので、「この順序で作成すれば作りやすい」という流れがあります。

 

今回はそれを7つのステップにまとめました。

 

@企画書の全体像を考える

 

A企画書を作成する計画を立てる

 

B企画書の「型」を決める

 

C企画書の構成案を考える

 

D仮説を立てる

 

E現状把握をする

 

F解決方法を決定する

 

企画書作成の7ステップ1

 

では、一つずつ項目ごとにみていきましょう。

 

@企画書の全体像を考える

 

最初に細かい部分から考えるより、全体像を大まかでよいので決めていきます。「企画書の方向性」や「どんな企画書にしていくのか」です。

 

A4用紙一枚で終わるような企画書もあれば、何十枚にも渡る企画書もあります。多ければ良いというものではなく、企画内容に対して相応の枚数になるはずです。

 

例えば、ちょっとした社内イベントの企画書に、何十枚も書くほどの時間と労力をかける必要もありません。

 

一方、取引先企業に新商品を提案する企画書であれば、A4用紙一枚では全く伝わらないでしょう。

 

そもそも、今から書く「企画書の目的は何か?」を明確にし、「どのくらいの情報量の企画書にしていくのか」を最初に考える必要があるのです。

 

A企画書を作成する計画を立てる

 

企画書を作成するにも計画が必要となります。

 

いつ提出しても良いという企画書はほとんどなく、通常は提出期限が決まっています。提出期限までに間に合わなければ、企画書の内容が良くても採用されません。

 

よって、まずは提出期限を知ることが大事ですし、それまでに完成させることが大事になります。

 

場合によっては「数日で完成させなければいけない」ということもあるかもしれませんし、日数は有っても他の業務との兼ね合いで日程的に厳しいこともあるかもしれません。

 

それでも、提出期限までには完成させることが重要です。

 

 

また、提出期限の融通が利く場合もあります。

 

その場合は、余裕を持って提出期限を決めましょう。安易に「このくらいで出来るかな」というような決め方では、後々に時間が不足します。

 

企画自体の規模や自身の業務の状況、企画書を書く分野の知識度などによって大きく変わりますので、一概には言えません。

 

しかし、事前の調査や情報をまとめる期間、書く期間、チェックする時間などを考えると2週間ほどは必要になることが多いです。

 

もちろん、大きなプロジェクトの企画書になれば、最低1ヶ月、又はそれ以上の期間を掛けるということもあり得ます。

 

どのようなケースでも、提出期限までには完成させる必要がありますので、提出期限を明確にし、それまでの作成計画をしっかりと立てることがポイントとなります。

 

B企画書の「型」を決める

 

次に、企画書の「型」を決めます。

 

「型」とは、A4用紙にするかA3用紙にするかという用紙サイズと、用紙を縦型で使うか、横型で使うかなどのことです。

 

「型」も決まりがあるわけではありませんが、A4用紙サイズを使う企業が多くなってきています。

 

業種や会社によっては違う場合もありますので、慣習を知っておく必要はありますが、そのようなことが無ければA4用紙サイズで良いはずです。

 

 

縦型か横型かは、ケースバイケースです。

 

文章が多い場合やワープロソフトのWordを使う場合は、縦型のことが多いです。

 

一方、図や表が多い場合やプレゼンテーションソフトのPowerPointを使う場合は、横型のことが多いです。

 

C企画書の構成案を考える

 

このステップで、企画書の基本的な構成案を考えていきます。

 

企画書には、「どんな現状なのか?(状況把握)」「その現状から解決・改善をしたい問題・課題とは何か?(目的)」「その改善策は?(企画案・解決策・提案内容)」を書いていく必要があります。

 

この「現状把握」「目的」「改善策」を、どのくらい調査が必要か、どのように配分していくか等、基本構成を決めて行きます。

 

企画内容によっては、「目的をしっかりしたほうが良い」とか、「社内なので、現状把握部分はそれほど重要視しない」などの配分も決めるべきです。

 

ここで基本構成を考えた上で、次からのステップを行いながら、さらに構成案を固めていくことになります。

 

D仮説を立てる

 

このステップでは仮説を立てます。

 

最終的な企画(改善策など)のための仮説をたくさん出す段階です。ここでは仮説(=アイディア)をたくさん出すほうが良いのです。

 

後のステップで、情報を収集し、実際の企画(改善策)を考える上での基になるものが仮説(=アイディア)だからです。

 

ここで良い仮説が出てくれば、最終的に良い企画になる可能性が上がるのです。

 

E現状把握をする

 

このステップでは現状把握をします。情報を集めるということです。

 

情報というのは、景気の動向や経済環境の変化、技術革新の情報などのマクロ情報、アンケート調査などの企画内容に直接関係するミクロ情報、その他の企画を実行する時に必要な情報などです。

 

例えば、マクロ情報を知っておかないと、いくら良い内容であっても景気や経済環境によっては採用されないものもあるかもしれません。アンケート調査などの情報がないと企画書の仮説が証明出来ないかもしれません。

 

また、企画書は最終的には実行されることになりますので、実行される時に必要な情報も把握し、企画書に記載する必要があるのです。

 

よって、「マクロ情報」「ミクロ情報」「実行段階で必要な情報」の3つを押さえておく必要があるのです。

 

F解決方法を決定する

 

企画書は、「現状」と「目的」と「その解決方法」から成り立ちます。

 

よって、情報収集して仮説を立てた後、解決方法を決める必要があります。

 

解決方法を導き出すには、「問題点を洗い出し」「分析し」「課題を設定し」「その課題の解決方法を考えていく」という流れになります。

 

さらに、その解決方法が良いかの「検証を行うこと」も必要になります。

 

企画書作成の7ステップ2

 

このように、企画書を作成する場合は7つのステップを踏みながら完成させていくと、スムーズに作業が進むことになります。

 

【事例】
Aさんは取引先企業へ新製品提案のための企画書を作成しようとしています。その際、新人の部下に企画書の作成のステップを教えながら作成することになりました。

 

そこで、Aさんは部下に「企画書の作成の7ステップ」を伝えていきました。

 

 

まず、「@企画書の全体像を考える」ことから始めました。

 

最初に今回の目的を確認しました。今回の目的は、「取引先企業へ新製品を提案し、採用してもらうこと」です。

 

新製品ということで、相手企業も「どのようなものか」ということも分からないですし、新製品を導入することによって「どのような効果」があるのかも分かりません。

 

つまり、様々な角度から説明・解説や証明・検証をしていく必要があり、50枚を超えるような企画書にしようと方向性を決めたのです。

 

 

そして、50枚を超える企画書ですので、作成に時間も掛かります。よって、「A企画書を作成する計画を立てる」段階で、しっかりとスケジューリングをしていくことになります。

 

今回は、こちらからの提案のため、先方からの提出期限はありません。しかし、いつまでも先延ばしにしていては競合他社に先を越される可能性もあるので、なるべく早い作成が望まれていました。

 

それでも、様々なデータをまとめたり、関係部署の協力を得たりする必要があるため、2週間程度では出来ないと分かっていました。

 

そこで、スケジューリングを細かく行った結果、1ヶ月後の完成予定となりました。

 

 

次に、「B企画書の「型」を決める」ステップになりました。ここでは、A4用紙にするかA3用紙にするかを決定して行きます。

 

実は、この業界ではA3用紙を使うことも多いのですが、今回の提案先企業はA4用紙を好むことが分かっていたので、A4用紙サイズの企画書にすることになりました。

 

また、最終的には企画書を提出するだけでなく、相手先企業の役員会でプレゼンテーションを行うことも想定しています。

 

よって、プレゼン用ソフトのPowerPointを使って、A4横型で作成することに決定しました。こうして、企画書の「型」は決めることが出来ました。

 

 

次は、「C企画書の構成案を考える」のステップです。今回は「新製品の提案」ですので、相手先企業の「現状」と「課題」を浮き彫りにしないと、その後の提案につながりません。

 

よって、構成案としては「現状」と「課題」部分に大きく分量を割き、相手企業に新製品の必要性を訴えることに力を入れる構成案にしていくことにしました。

 

 

続いて、「D仮説を立てる」ステップです。ここでは仮説(アイディア)をたくさん出すために、複数人が集まってブレインストーミングを行いました。

 

これにより、多くの仮説(アイディア)を出すことに成功したのです。

 

 

そして、「E現状を把握する」ことになりました。企画書に「現状分析」を記載するために、様々な情報を集めていくことにしました。

 

マクロ情報としては景気動向や技術革新の状況を調べました。これにより、相手先企業が使用している製品が技術革新により古くなり新製品の導入をしたほうが良いことが分かりました。

 

また、ミクロ情報としては、相手先企業の現状を調べたり、新製品に関するアンケート調査をしたりしました。相手先企業では、新製品を導入したいという従業員が多くいることも分かりました。

 

さらに、もし採用された場合に使う電力量などの情報も集めていったのです。これにより、経費の削減にもつながり、問題なく導入を進めることが出来る事が分かりました。

 

 

最後に、「F解決方法を決定する」ステップです。

 

今回は、今までの流れの中で現状を把握できています。その現状の中で相手先企業の問題点が浮き彫りになり、課題が設定され、その解決方法として「今回の新製品を導入すること」で解消することが分かりました。

 

この解決方法(新製品の提案)を企画書にまとめていったのです。

 

初めの段階で全体像を想定し、スケジューリングをしておいたことにより、1ヶ月で企画書は作成することが出来ました。

 

また、作成スケジュールを立てたことにより、相手先企業でのプレゼンテーションの日程調整もスムーズに出来ました。

 

これにより、競合他社も提案をしようとしていたようだったのですが、こちらが先にプレゼンテーションを行うことが出来たのです。

 

もちろん、企画書の内容も「現状」をしっかりと踏まえ、「問題点」「課題」が明確になり、「その改善策」としての新製品導入の必要性を訴えることが出来たのです。

 

これにより、Aさんの企画書は完成し、相手先企業に採用されたのでした。

 

まとめ

 

・企画書の作成には7つのステップがあります。

 

@企画書の全体像を考える

 

A企画書を作成する計画を立てる

 

B企画書の「型」を決める

 

C企画書の構成案を考える

 

D仮説を立てる

 

E現状把握をする

 

F解決方法を決定する

 

・企画書を作成する最初の方で全体像を考えたり、作成スケジュールを決めたりすることは大切

 

・企画書の作成7ステップに基づいて作成すると、スムーズに作成できる

 

・企画書は「現状を把握し」「問題点を洗い出し」「その解決策」を書く。よって、企画書作成の7ステップを順番に行うことにより、それらを導き出すことが出来る

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