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資料は別途添付する

資料は別途添付する

今回は、資料の別途添付について説明していきます。

 

この文章を読むことで、「どのような場合に資料を別途添付するべきか」「資料を添付する際の注意点」について学ぶことができます。

 

資料を別途添付にする場合

 

企画書には、相手に納得してもらい、採用を決定してもらうという役割があります。

 

ということは、最初から最後まで読んでもらうことがポイントです。途中で読みたくなくなるような企画書は避けるべきです。

 

つまり、初めから終わりまで、物語を読むように、シンプルな一連の流れで読めるような読みやすいもののほうが良いということです。

 

しかし、企画内容によっては資料を盛り込む必要がある場合も多いです。特に、大型の企画であれば、膨大な資料が必要となることもあります。

 

でも、それらの資料を企画書の本文に入れようとすると、資料に囚われすぎて本来の論点から外れてしまう恐れがあります。

 

よって、資料が多くなってくるのであれば、別途添付にした方が良いのです。つまり、企画書本文と別添資料集を作成するイメージです。

 

資料を添付する際の注意点

 

ここで、いくつか注意が必要です。

 

あくまで、「読み手が読みやすくするために別途添付する」ということを忘れてはいけません。

 

「別途添付した資料がどこにあるのか分からない」や、「資料として読みにくい」という状態では、せっかく別途添付したことが逆効果になってしまいます。

 

そこで、資料を別途添付する場合の注意点をいくつかあげておきます。

 

1. 別途資料がどの企画書のものか分かるように題名をつける

 

これは意外と忘れがちですが、先方にはたくさんの企画書や資料が集まります。

 

その時に、企画書と別添資料集をきちんと一致させるためにも、題名を工夫したり、表紙に別添資料集があることを明記したりすることが必要となります。

 

2.別途添付資料に連番を付けて置き、どの資料を読めば良いかすぐにわかるようにする

 

これも、読み手が企画書を読みながら資料を見る時に、企画書のどこと資料のどこが対応しているかが分からなければ、読む気が削がれてしまいます。

 

よって、企画書と資料を照らし合わせながら読めるようにしておく必要があります。

 

3.別添資料のサイズも考える

 

例えば、企画書がA4サイズであるのに別添資料集がB4サイズという場合です。出来れば同じサイズにしたほうが良いでしょう。

 

サイズが違うことによって、読みにくい、保管しにくいという弊害が生まれるからです。

 

しかし、サイズが違う方が資料として分かりやすくなる場合や、説得力が増すということもありますので、絶対に同じサイズにすべきというわけではありません。

 

企画書が自由形式なのと同様、別添資料も自由形式ですが、特に意図があってサイズを変える以外は、同じサイズの方がベターだということなのです。

 

資料は別途添付する1

 

【事例】
Aさんは食糧加工品工場の工場長です。工場で使う機械や商品に使う梱包材、食材などの様々な業者から企画の提案を受けることが多い仕事です。

 

それだけ多くの業者からの企画書を受け付けてきた中で、採用した企画書もあれば不採用となった企画書もあります。その差は、企画内容であったり予算であったりと様々な理由です。

 

しかし、多くの企画書が来るだけに、読みやすさという点も採用の可否には重要だと思っています。

 

例えば、新しい機械の導入の企画書を受けても、半年後の決算が終わってから検討しようとする場合もあります。

 

その時に、保管しにくいサイズの企画書や資料であれば、「保管するほどでもないな。まぁ次の機会にタイミングが良ければ先方からまた提案があるだろう」と思ってしまうこともあるのです。

 

また、半年後に検討する時にも、どの企画書とどの資料が対応しているのか分からなくなることも時々起きます。

 

これらの企画書は、内容を検討する前に「内容を読む段階にいかない」という状態なのです。

 

よって、Aさん自身も自分が取引先や会社内で企画書を作成する場合は、読み手の状況を考えながら文章を書いたり、別途資料の作成をしたりするように心掛けています。

 

まとめ

 

・途中で読みたくなくなるような企画書は避けるべきである。初めから終わりまで、物語を読むように、シンプルな一連の流れで読めるような読みやすいもののほうが良い

 

・企画書によっては資料が必要となるが、それらを本文に盛り込むと論点から外れる恐れもあるので、別途添付の資料集としてまとめた方が良い

 

・別途添付の資料は、「読み手が読みやすくするために別途添付する」ということを忘れてはいけない。別途添付したことによって余計に読みにくくなるのは避け、読みやすくなるように工夫が必要である

 

・別添資料を作成するときの注意点

 

1.「別途資料集が、どの企画書のものか分かるように題名をつける。」

 

2.「別途添付資料に連番を付けて置き、企画書の本文を読んだ時に、どの資料を読めば良いかすぐにわかるようにする。」

 

3.「別添資料のサイズも考える。」などがある

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