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「組織図」・「体制図」の書き方

「組織図」・「体制図」の書き方

今回は「組織図」「体制図」の書き方について説明していきます。

 

この文章を読むことで、「組織図・体制図の役割」「組織図・体制図を書く際の注意点」について学ぶことができます。

 

「組織図」・「体制図」の役割

 

企画書の中では、「組織図」や「体制図」を書いていきます。

 

「組織図」「体制図」は、「今回の企画を実施する上でどのような組織や体制で行うか」を示すこととなります。

 

相手企業の各部署と連携してのプロジェクトになる場合は、相手企業の関連する「組織図」そのものを書いていきます。また、社内プロジェクトであれば、どんな体制で行うかの「体制図」を書いていくことになります。

 

 

ここで一つポイントがあります。それは、企画書は単なるアイディアを提示するだけで終わらないということです。

 

つまり、自分の企画書が採用されたのであれば、自分がその中心となって行動していく必要があるのです。

 

例えば、企画内容は良いけれど、実行するのが自社ではなく他社であれば、企画書を作成しても意味がありません。

 

したがって、この「組織図」「体制図」をただ単に書くだけでなく、その中に自分の役割を入れ込むことも大切なのです。

 

また、社内の改善プロジェクトの企画書であれば、複数の部署がプロジェクトに参加するような体制図を作りながら、自分がそのリーダーや調整役として体制図に入れておくべきなのです。

 

他にも、相手先企業にシステムを導入する企画書を提出するような場合であれば、その企業内での関係部署を組織図に書きながら、そこにシステムを導入するのは自社であると明記するべきです。

 

「組織図」・「体制図」を書く際の注意点

 

「組織図」「体制図」の書き方は、分かりやすく書ければ形式は自由です。

 

しかし、最低限以下の3点が明確になっている必要があります。

 

1.どんな部署や誰が関わるのか?

 

2.どんな組織や体制のプロジェクトなのか?

 

3.提案者(自分・自社)の役割は?

 

形式の例としては、「表形式」でまとめる場合と、階層構造を図で示す「図形式」などがあります。

 

どちらにしても、ワードやパワーポイントの機能を使えばそれほど難しくなく作成できるはずです。

 

「組織図」・「体制図」の書き方1

 

「組織図」・「体制図」の書き方2

 

【事例】
Aさんは急成長しているB社に転職してきました。前の会社では経理担当であり、今回は総務担当となりました。

 

全社を見渡せる部署にいるため、B社ではミスが頻繁に起きたり、業務量以上の仕事量で残業が多かったりするという問題を抱えていることに気付いたのです。

 

これは各従業員の性格の問題だと思われてきたのですが、実は急成長している業務量に組織が対応できていないために起きている問題だと分かってきました。

 

 

そこで、Aさんは業務フロー(業務処理や経理処理の流れ)を改善しようと思い立ちました。

 

しかし、総務だけで改善できるものではなく、多くの部署を横断したプロジェクトチームになるため、企画書を提出することになりました。

 

そして、その中で「どの部署がどのような関わり方をして改善につなげていくか」という体制図を企画書の中に入れていきました。

 

 

また、Aさんも「改善したほうがいいよ」と提案しただけで、「後は関連部署が勝手にやってください」というものでは採用されないと分かっていました。

 

そこで、プロジェクトリーダーは管理本部長に担当していただき、「実務上のプロジェクトと各部署との調整役をAさんが自ら行う」という体制図にしたのです。

 

成長していたB社ですので、その都度改善は行われていましたが、今回は創業以来初めての全社を巻き込んでの改善活動となりました。

 

その中で、Aさんは調整役を見事にこなしていったのです。

 

「組織図」・「体制図」の書き方3

 

まとめ

 

・企画書の中の「組織図」「体制図」は、「企画を実施する上でのどのような組織や体制で行うか」を示すもの

 

・「組織図」「体制図」をただ書くだけでなく、その中に「自分・自社の役割」を入れ込むことも大切

 

・「組織図」「体制図」の書き方は、分かりやすく書ければ形式は自由だが、最低限以下の3点が明確になっている必要がある

 

1.どんな部署や誰が関わるのか?

 

2.どんな組織や体制のプロジェクトなのか?

 

3.提案者(自分・自社)の役割は?

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