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「スケジュール」の書き方

「スケジュール」の書き方

今回は企画書におけるスケジュールの書き方について説明していきます。

 

この文章を読むことで、「スケジュールの役割」「具体的なスケジュール作成方法」について学ぶことができます。

 

「スケジュール」の役割

 

企画書は自由形式ですが、「スケジュールを書くこと」は、ほぼ全ての企画書で必要となります。

 

この企画を実施した場合、どのようなスケジュールで行っていくのか」がイメージ出来なければ、採用されにくいからです。

 

一方で、「採用されるかどうか分からない」「採用されたとしても、先方の都合でいつ開始されるか分からない」と考え、企画書の中に「スケジュールを入れることが出来ない」という考え方も出てきます。

 

しかし、変更がある可能性があっても、現時点で「企画を実行した場合のラフ案のスケジュール」でも書いておいたほうが良いのです。

 

それは、読み手が企画を検討する際、元になるスケジュールがあれば、そこから「この部分だけ変更しよう」とか「全体的に2週間遅らせれば出来るな」など、スムーズに決定、実行が出来るからです。

 

よって、企画書によっては「きっちりとしたスケジュール」の場合もあれば、「変更可能な余裕を持ったスケジュール」の場合もあります。

 

どちらにしても、スケジュールを作成していくことになるのです。

 

具体的なスケジュールの書き方

 

次に、具体的なスケジュールの書き方について説明していきます。

 

スケジュールも、読み手が分かりやすければ自由形式ですが、良くあるパターンとして以下の方法があります。 

 

1.文章中に記載

 

2.表形式で記載

 

3.箱図形式で記載

 

4.ガントチャートで記載

 

それぞれ説明していきます。

 

1.文章中に記載

 

短い企画書であれば、スケジュールもそれほど複雑ではありません。

 

よって、文章中に「○月○日までに△△を行う」と書くだけでも、十分に理解してもらえるスケジュールになります。

 

2.表形式で記載

 

これは、スケジュールを表で作成する方法です。

 

「それほど複雑な日程ではないが、文章中に書くだけでなく、表で整理したい場合」に使います。

 

表で整理することができるので、読み手にも分かりやすくなります。

 

「スケジュール」の書き方4

 

3.箱図形式で記載

 

表ではなく、箱型の図でスケジュールを表現したものです。

 

メリットは、プロセスを説明する時にイメージで捉えやすくなります。

 

しかし、デメリットとしては、複雑な日程になると逆に分かりにくくなる恐れがあります。

 

そのため、簡潔に表現したい時に向いている方法です。

 

作成方法としては、ワードやパワーポイントを使えばそれほど難しくなく作成できるはずです。

 

「スケジュール」の書き方1

 

4.ガントチャートで記載

 

ガントチャートとは、工程管理などで使われるスケジュール表示方法です。

 

縦軸に各項目を書き、横軸を時間軸としてスケジュールを横矢印で図式化したものです。

 

上記の「表形式とイメージ図で表示するスケジュールの良い部分を合わせたもの」と考えると分かりやすいです。

 

このガントチャートのメリットとしては、複雑なスケジュールをイメージでとらえやすいので、大型プロジェクトのスケジュール表示に適していると言えます。

 

作成方法としては、ガントチャートは表と図を合わせたものですので、エクセルとワードとパワーポイントを上手く組み合わせると作成しやすくなります。

 

「スケジュール」の書き方2

 

【事例】
Aさんはデパートの催事担当者です。今回、「バレンタイン企画」の責任者になりました。

 

そこで、どんなバレンタインイベントを行うか、企画書を作成して上司に提出することとなりました。

 

企画書が採用されるかどうかでスケジュールは大きく変わるので、企画書作成の段階としては、ラフ案で提出することにしました。

 

ラフ案ですが、見やすいようにガントチャートで作成し、提出しました。(下図を参照)

 

・企画会議の開催 11月

 

・企画案の作成   11月

 

・出演・出店交渉  11月後半から12月まで

 

・会場準備     1月

 

・イベント実施   2月1日〜14日

 

・イベント片づけ  2月15日〜2月28日

 

「スケジュール」の書き方3

 

こうして企画書を提出し、上司からイベントの了解を得ることができました。

 

まとめ

 

・企画書の中に、「スケジュール」を書くことは必要。「この企画を実施した場合、どのようなスケジュールになるのだろう」ということがイメージ出来ないと採用されにくいため

 

・変更がある可能性があっても、「現時点で企画を実行した場合のスケジュール」は書くべき。それは、読み手が企画を検討する際、基になるスケジュールがあった方がスムーズに採用、実行が出来るため

 

・「スケジュール」は、読み手が分かりやすければ自由形式だが、良くあるパターンとして以下の方法がある

 

1.文章中に記載

 

2.表形式で記載

 

3.箱図形式で記載

 

4.ガントチャートで記載

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