時間を管理するその2

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また自らコントロールできる非生産的な活動以外にも、マネジメントの欠陥によって起こる時間の浪費があります。

それは大きく以下の4点です。

第一は、周期的な混乱や繰り返し起こる混乱からくる時間の浪費の問題です。
例えば、棚卸しの際に起こる在庫管理の問題などです。

こういった問題に毎回個別に対応していくのは時間の無駄です。
こういう場合は予め予防策を考えておくか、事務的に処理できるよう日常の仕事にルーティン化しなければなりません。

第二には、人員過剰からくる時間の浪費の問題です。
人が多すぎる為に無駄な時間が使われるということはあります。

例えば大きな組織ではプロジェクトを進めるうえで、面子を立てるためや個人的な人間関係の摩擦を避ける為に、直接的には関係のない人間の理解を得なければならない場合があります。

そういった人間の理解を得るために一から説明をするのは本当に時間の無駄です。
こういったことでプロジェクトの進行が遅れることは馬鹿らしいです。

第三は、組織構造の欠陥からくる時間の浪費です。
代表的なものが過剰な会議です。

会議というものは本来組織構造の欠陥を補う為に行うもので、会議が多すぎるというのは仕事の組み立て方や組織の単位に問題があります。

一日のうちの四分の一は会議に時間をとられているという組織もありますが、そういった場合は組織構造に欠陥がないか皆で考えなければなりません。

理想的な組織は会議がなくても意思疎通の図れる組織です。
会議は原則ではなく例外にしなくてはなりません。

第四には、情報機能の障害からくる時間の浪費です。
必要な人に必要な情報が伝達されない場合などです。

例えば、ある新製品開発の案件に関して、マーケティング担当と開発担当で毎日メールでやりとりをしていたとします。

そして開発の決済をとる為には、担当上司にそのメールでのやりとりの過程を再度一から説明し納得してもらわなければなりません。

しかし、そういった場合には初めからメールの宛先に担当上司を追加しておくよう決めておけば、同じ情報が共有できているのでそれほどお互いの時間を取られることもないでしょう。

情報は必要な人に適切なタイミングで共有できるようにしておく必要があります。

これらのマネジメントの欠陥からくる時間の浪費に関しては、あなた一人の力では克服することは難しいかもしれません。

しかし、少なくとも問題提起をして皆で改善する努力をすべきです。
あなたは自分自身と組織と両方の成果に対して責任を持たなければなりません。

3、整理して自由になった時間を大きくまとめる
最後に時間の記録と整理によって自由になった時間をまとめなければなりません。
何故なら、成果をあげるべく物事に取り組む場合には細切れの短い時間では不可能だからです。

時間を整理したとしても自由になる時間はそれほど多くはないはずです。
例えば自由な15分間を何回かに分けて重要な仕事にあてていても成果はあがらないでしょう。

成果をあげたいのであれば時間を大きくまとめて集中して仕事にあたらなければなりません。

そして油断するとすぐに目の前の仕事に時間を奪われてしまいますので、重要な仕事には自ら締め切りを設ける必要があります。

その締め切りに遅れると再び自由な時間が不足すること自覚するのです。
このように時間を管理する為にはとても努力が必要です。

しかし、勇気を持ってこれを行わなければ自らをマネジメントすることはできません。
そうしなければ成果をあげることからどんどん遠ざかってしまいます。

時間を管理する作業は複雑なように感じるかもしれませんが、簡単に言ってしまえば、時間を記録し、整理し、まとめるだけです。

この基本的な3つの作業を意識して、是非明日から取り組んでみてください。

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