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「アクション・プラン(PDCA)」の作成

「アクション・プラン(PDCA)」の作成

今回はアクションプランの作成について説明していきます。

 

この文章を読むことで、「アクションプランの概要」「アクションプランの具体的な作成方法」について理解することができます。

 

アクションプランとは

 

事業計画書をいくら綿密に作成しても、それが実行されなければ意味がありません。

 

そこで、実際に「誰が」「いつ」「どのように」実行するのかを具体的なプランにする必要があります。

 

これを「アクションプラン」といいます。

 

さらにアクションプランは、単に実行するだけではなく、それをチェックして改善までつなげることが求められます。

 

これを「PDCAサイクル」といいます。

 

「PDCAサイクル」

 

1.計画を立てるPLan

 

2.実行するDo

 

3.評価・検証するCheak

 

4.改善するAction

 

アクションプランはこのPDCAサイクルがしっかりと回るように作成されます。

 

アクションプランの作成

 

それではアクションプランを作成していきましょう。

 

と言っても、いきなり一つ一つの作業のアクションプランを作ろうとすると、漏れやダブりが出てしまうかもしれません。

 

漏れなく、ダブりなく作成するためには、最初に大きな分類を作り、ブレイクダウンして徐々に一つ一つのアクションプランにしていきます

 

企業規模にもよりますが、「大分類⇒中分類⇒各項目」という流れがよいでしょう。

 

大分類は企業や業種によっても変わりますので、自社に合った大分類にします。

 

例えば飲食業であれば、「仕入、調理、接客、広報、店舗管理、在庫管理、顧客管理、財務」が考えられます。

 

営業会社であれば「仕入、物流、販売在庫管理、人事管理、財務」になるかもしれませんし、製造業であれば「製品開発、製造管理、物流管理、材料管理、広報、人事管理、財務」になるかもしれません。

 

漏れやダブりがないように、大きな分類にすることがポイントです。

 

次に、その大分類を基にして中分類に分けていき、最終的に各アクションにブレイクダウンしていきます。

 

例えば、上記例の飲食店の「仕入」を、中分類で「発注」「受け入れ」「保管」としていきます。

 

そして、中分類の「発注」を具体的な作業に分けていきます。「見積もり依頼」「相見積もり調査」「発注量決定」「FAXにて発注」などです。

 

ここまでが完成したら、その具体的な作業を「いつ」「誰が」「どのように」行うのか、というアクションプランを立てていくことになります。

 

これにより漏れがなく、ダブりのない具体的なアクションプランが作成できます。

 

 

アクションプランが作成できると、皆が迷いなく実行することができますし、実行の進み具合もチェックが行いやすいです。

 

そして、このアクションプラン通りに実行できているかどうかをチェックするのが「評価、検証(Cheak)」です。

 

このチェックによって、アクションプランが良かったか悪かったかが評価出来ます。

 

さらに、実行の評価を・検証をするだけでは終わりません。

 

評価・検証をしたことを、次の対策(次のアクションプラン)を立てる時に役立てます。これが、「改善(Action)」になります。

 

「アクション・プラン(pdca)」の作成1

 

<事例>
Zさんは経営企画室の室長です。会社の各部門との協力のもと、新規事業として通信販売事業を始めるための事業計画書を作成していきました。

 

そして、事業計画書は完成したのですが、「全体像としては理解できるが、具体的に誰が何をするのか」という各部門の人たちの行動が分かりにくいものになってしまいました。

 

そこで、Zさんはアクションプランを作成し、皆がスムーズに実行できるようにしました。

 

通販事業は仕入を行い、インターネットと電話で注文を受け、自社の物流倉庫から配送するというものです。

 

よって、大分類を「仕入、受注管理、在庫管理、物流、広報、人事、財務」と分けました。

 

それを中分類に分け、さらに各作業にまでブレイクダウンしていき、各部門の各従業員の担当までしっかりと決めていったのです。

 

例えば、大分類の受注管理では、中分類で「インターネットで受注受付」「電話での受注受付」「受注の集計」「物流部門への発送依頼」などに分けました。

 

そして、その中分類をさらに各作業に分け、「いつ」「誰が」「何をするのか」を具体的に決めていったのです。

 

これにより、新規事業でありながらすべての作業の責任者や担当者が明確になり、スムーズに事業を進めることができました。

 

<解説>
事業計画書を作成して実行する際には、新規事業であったり新しい取り組みであったりと、今までの作業とは別のことをする機会が多々あります。

 

そのときに、「具体的に何をするのか」を明確にしておかないと、事業計画書が実行されません。

 

なので、アクションプランによって「皆が具体的な実行を移せるようにすること」、「実行できているかどうかのチェック」が必要なのです。

 

まとめ

 

・事業計画書において、「誰が」「いつ」「どのように」実行するのかを具体的に表したものを「アクションプラン」という。

 

・アクションプランは実行するだけではなく、それをチェックし、改善までつなげることが求めらる。これを「PDCAサイクル」という。

 

・いきなり一つ一つの作業のアクションプランを作ろうとすると、漏れやダブりが出てしまう。漏れなくダブりなく作成するには、「大分類⇒中分類⇒各項目」の順に作成していくとよい。


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