箇条書きをマスターする
今回は、企画書における箇条書きの使い方について説明していきます。
この文章を読むことで、「箇条書きの必要性」「箇条書きのポイント」について学ぶことができます。
箇条書きの必要性
企画書は読み手に読んでもらうことが重要となります。つまり、読みにくい文章では企画書の目的(納得、採用、実行される)を達成できません。
よって、読みやすさを追求する必要があります。
読みやすい文章の書き方の中でも、「箇条書き」は代表的なものです。
箇条書きをマスターすれば、企画内容を簡潔に、分かりやすく伝えることが出来るからです。
では、単純に「箇条書きにすれば読みやすくなるか？」というと、そうではありません。
文章としては短く簡潔にできるかもしれませんが、「分かりやすさ」までを考える場合、しっかりとした基準で箇条書きをしないと、余計に分かりにくい文章になってしまいます。
つまり、単に文章を短くするだけでなく、読み手の立場に立って「まとめ」をする必要があるのです。
箇条書きのポイント
箇条書きのポイントは以下の3つです。
?漏れなく短くする
長文になりがちな文章を短くします。
しかし、本来書くべき文章を削っては本末転倒ですので、漏れがないように短文にします。
?数字や記号でまとめる
箇条書きの各文章の先頭には、「?」や「●」のように、数字や記号を付して分かりやすくします。
?箇条書きの項目が多すぎないようにする
簡潔に分かりやすくするために箇条書きにするので、項目が多すぎると分かりにくくなります。
ケースにもよりますが、10個も箇条書きが並んでいれば余計に読みにくくなります。
そのような場合は、2つ以上のグループに分けて箇条書きにすると分かりやすくなります。
【事例】
Aさんは社内の改善活動の企画書を書いています。今回の改善活動は「業務上のミスが多いため、その改善案を提案すること」です。
その中で、改善案が長文になってしまう部分があり、それを「簡潔」に「分かりやすく」修正しようとしています。
最初に作成したのは、以下のような改善案でした。
「ミスを防ぐ方法としては様々な方法があるが、ミスが起きないように必ず見直しをするチェック体制を整えていきます。さらに、ミスが起きないように机の上を整理整頓し、始業も時間の余裕をもって進めるようにします。また、会議を開催してミスが起きやすい箇所を共有し、それらが改善出来たら報奨金を支給するようにします。」
この長文を、箇条書きにしたのが下記です。
『改善案』
●ミスが起きないように必ず見直す
●業務を実行する人とは別に、チェックする人を設ける
●業務を始める前に、机の上の整理整頓を行う
●始業時間ギリギリにスタートするのでなく、時間に余裕をもって始める
●ミスが起きやすい箇所を話し合う会議を開催する
●ミス率を計測し、改善出来たら報奨金を支給する
このように簡潔にすることはできましたが、まだ何か複雑です。
そこでAさんは、「従業員自身が行う改善案」と「会社が行う改善案」の2つに分けてまとめ直しました。
そうすると、以下のようになりました。
『改善案』
?従業員が実行する改善案
●ミスが起きないように必ず見直す
●業務を始める前に、机の上の整理整頓を行う
●始業時間ギリギリにスタートするのでなく、時間に余裕をもって始める
?会社が実行する改善案
●業務を実行する人とは別に、チェックする人を設ける
●ミスが起きやすい箇所を話し合う会議を開催する
●ミス率を計測し、改善出来たら報奨金を支給する
以上のように、箇条書きにしたものをさらに2つにまとめることにより、分かりやすい企画書になったのです。
まとめ
・企画書は読みやすさを追求する必要がある。読みやすい文章の書き方の中でも、「箇条書き」は体表的なものである
・単純に箇条書きにするだけでは読みやすくならない。単に文章を短くするだけでなく、読み手の立場に立って「まとめ」をする必要がある
・分かりやすい箇条書きのポイント
?漏れなく短くする
?数字や記号でまとめる
?箇条書きの項目が多すぎないようにする
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