Googleドライブでの企画書の作り方

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企画書を作成する際には、多くの場合、ワードやパワーポイントなどのマイクロソフトのソフトウェアを使うことが多いと思います。

しかし、Googleの機能を使って企画書を作成することもできるのです。

Googleが提供しているサービスの中で、「Googleドライブ」という機能の中には、ワードと同等のものとして「Googleドキュメント」、エクセルと同等のものとして「Googleスプレッドシート」、パワーポイントと同様のものとして「Googleスライド」があります。

つまり、Googleドライブでは、「ワード、エクセル、パワーポイントで作成するのと同じように企画書が作成できる」のです。

Googleドライブで企画書を作成するメリット

それでは、Googleドライブを使うメリットについて説明していきます。

?マイクロソフトオフィスと同様の機能がある

?マイクロソフトオフィスとの互換性がある

?Googleドライブ上で共有が出来る

googleドライブでの企画書の作り方1

?マイクロソフトオフィスと同様の機能がある

上述のように、Googleドライブには、ワードと同等のものとしてGoogleドキュメント、エクセルと同等のものとしてGoogleスプレッドシート、パワーポイントと同様のものとしてGoogleスライドなどがあります。

よって、企画書を作成する際に、「文章中心ならGoogleドキュメントを使おう」「数値や表中心ならGoogleスプレットシートを使おう」「ビジュアル中心ならGoogleスライドを使おう」と、ケースバイケースで使い分けることが出来るのです。

しかも、Googleのアカウント登録をしておけば、一定の容量までは無料で使えます。もしGmailを使用している人であれば、すでにGoogleのアカウント登録は済んでいますので、すぐに活用することができます。

※Googleドライブはクラウド上の記憶装置を貸し出すサービス＝ストレージサービスですので、記憶容量が大量に必要な場合は、有料で大量の記憶容量にすることもできます。

※クラウドとは、クラウドコンピューティングの略語で、自分の手元にシステム（サーバーやデータベースやソフト）を持たなくても、インターネット環境でそれらを活用できるようにしたものです。それらのサービスをクラウドサービスとも言います。Googleドライブもクラウドサービスの一種です。

しかし、有料のマイクロソフトオフィスのソフト類に比べて、Googleドライブ（Googleドキュメント、Googleスプレットシート、Googleスライドの各機能）は、機能的には落ちる部分が多いです。

マイクロソフトオフィスのソフトは、それぞれの専門性に合わせて便利に使える機能や高度な機能が充実しています。

例えば、循環図やマトリックス図が簡単に作成できる「SmartArt」の機能は、パワーポイントにはありますがGoogleスライドにはありません。

ただ、便利な機能や高度な機能がない分、「シンプルな企画書であればGoogleスライドなどで十分対応できる」とも言えるのです。

よって、Googleドライブでは「シンプルな企画書を作成する場合」に重宝することになります。

?マイクロソフトオフィスとの互換性がある

Googleドライブとマイクロソフトオフィスのソフトには互換性があります。

例えば、Googleスライドで作成したプレゼン資料をパワーポイントの形式としてダウンロードが出来ます。逆に、パワーポイントで作成したプレゼン資料もGoogleスライドにインポートすることができるのです。

つまり、「Googleスライドで下書きを作成したり、骨格部分までを作成したりした後、最終的にパワーポイントの機能で清書をする」などの流れが出来るのです。

ただし、気を付けるべき点もあります。

それは、機能の違いがある部分が上手く表示できないことがある点です。

例えば、パワーポイントからGoogleスライドにインポートする際に、パワーポイントにあってGoogleスライドにはない機能を使っていると、表示が出来ない可能性があります。

そのため、もしマイクロソフトオフィスとGoogleドライブとを互換する場合は、機能を絞り込んで活用したほうが良いのです。

?Googleドライブ上で共有が出来る

Googleドライブ上で共有が出来ます。

共有の方法としては、各作成画面の右上の方に「共有ボタン」があるのでこれをクリックし、共有したい人の名前、もしくはメールアドレスを入力します。

このGoogleドライブ上での共有は、活用の方法として幅広いので、大きなメリットとなります。

例えば、以下のような使い方ができます。

a）２人以上で協力して企画書が作成できる

Googleドライブで共有できるということは、「２人以上（複数人）で協力して企画書が作成できる」ということになります。

例えば、見出しごとに分担して作業したり、文章部分と図部分を分担したり出来ます。

分担はクラウド上でなくてもできますが、相手の進捗度合を確認しながら共有する場合には、クラウド上で行うほうがスムーズなのです。

b）上司が部下の企画書をクラウド上で確認できる

通常、部下が作成している企画書を確認するには、部下が上司に提出する必要があります。

しかし、それをクラウド上で行えば、作成途中でも企画書を確認できますし、上司が修正を行うこともできるのです。

c）インターネット環境があれば、場所を選ばず作業が出来る

情報を共有できるということは、複数人で企画書を作成する場合だけでなく、自分一人の場合でも共有できるということです。

例えば、「会社のパソコンで下書きを作成して、家のパソコンで清書を作成する」だとか、「パソコンで作成した資料をiPadで修正する」などのことが出来るのです。

d）誰かが作成した過去の企画書をライブラリとして保存できる

会社内で過去に作成した企画書を保管して参考にする場合に、紙ベースで保管するよりも、Googleドライブで行った方が保管しやすいですし、探しやすいのです。

googleドライブでの企画書の作り方2

【事例】
Aさんは広告代理店に勤務しているので、多くの企画書を作成しています。今回、部下のBさんと共同で企画書を作成していくことになりました。

以前であれば、共同で作業する場合、紙ベースでやり取りするのでタイムラグがあり、スムーズに進めることが出来ませんでした。

しかし、今回はGoogleドライブを活用してクラウド上で共同作業をしているので、リアルタイムでそれぞれの進捗状況が確認出来ることになります。

分担としては、「Aさんが企画書の骨格（各見出しなど）を考え、それにBさんが内容を書いていく。Aさんは、Bさんが書いている内容を随時確認しながら、Bさんに指導をしていく。そして、最終的にAさんが清書をする」という流れにしました。

上記の通り、まずAさんが企画書の骨格を考えていきます。ゼロから考えるのでなく、Aさんは過去に多くの企画書を作成し、それらの企画書をGoogleドライブに保管しているので、今回の内容に近いものを参考にしながら考えていきました。

そして、Bさんが骨格を基に内容を作成していきます。クラウド上ですので、Aさんは「Bさんがどのくらい進捗しているか」を確認が出来ますし、情報が不足しているなどの指摘を随時することができます。

そのため、Aさんとしては進捗管理がしやすいというメリットがありますし、Bさんとしては出来上がってから指摘をされて大きな修正を行うより、随時指導されるので早めに修正が出来るというメリットがあるのです。

そうして企画書はある程度出来上がりました。しかし、もう少し読み手に分かりやすいように、ビジュアル面で工夫をした方が良いと気づきます。

Googleドライブにはビジュアルの機能が少ないので、Googleドライブで作成したものをパワーポイントにダウンロードし、パワーポイントのビジュアル機能を使って清書しました。

このように、上司と部下でスムーズに共有しながら企画書を作成することができたのです。

まとめ

・Googleの提供しているサービスの中で、「Googleドライブ」という機能を使えば、ワードと同等のものとして「Googleドキュメント」、エクセルと同等のものとして「Googleスプレッドシート」、パワーポイントと同様のものとして「Googleスライド」がある。

・Googleドライブを使うメリット

?マイクロソフトオフィスと同様の機能がある

?マイクロソフトオフィスとの互換性がある

?Googleドライブ上で、共有が出来る

・Googleドライブ上で共有するメリット

a）２人以上（複数人）で協力して企画書が作成できる

b）上司が部下の企画書をクラウド上で確認できる

c）インターネット環境があれば、場所を選ばず作業が出来る

d）誰かが作成した過去の企画書をライブラリとして保存できる

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