読み手に好かれる文章とは
企画書は、読み手に読んでもらうことが出来なければそもそもの意味がありません。よって、読み手に好かれる文章にする必要があります。
ここで、「企画書の文章とその他の文章の違い」について考えておきたいと思います。
学術的な本や教科書であれば、難しい文章でも読む必要があるので、読者は読むことになります。
でも、企画書が教科書のように難しい言葉ばかりであれば、読まないで破棄されるかもしれません。
また、小説であれば綺麗な文章（言葉）でつづる必要があります。
しかし、企画書は文学的・芸術的な綺麗な文章でなくても、内容が伝わるのであれば問題ありません。逆に、文章が簡潔でないとあいまいに伝わり、誤解を招く可能性もあるのです。
つまり、企画書での好かれる文章とは、「簡潔で分かりやすい文章」ということになります。
簡潔でわかりやすい文章にするポイント
では、簡潔でわかりやすい文章にするために、いくつか気を付けるポイントを説明します。
?専門用語は避ける
難解な専門用語は避けるべきです。
読み手がスムーズに読めないような文章では、途中で読むのを止めてしまうかもしれません。
ただ、例えば同じ業界内の相手に対して、同じ業界の用語あれば、専門用語を使うべきこともあります。
よって、相手によって柔軟に対応する必要はあるのですが、相手の状況が分からないのであれば、難解な専門用語は避けるほうが良いのです。
?英語や外来語を多用しない
これも、専門用語の話と同様です。普段使い慣れてない言葉を使うと、相手に伝わらない可能性があるので避けるべきです。
しかし、これもまた無理に日本語にすると、意味が分かりにくくなる場合もあります。
よって、全くゼロにする必要はありませんが、なるべく避けたほうが分かりやすい文章になるのです。
?語尾を言い切る
文章の語尾を「〜と思います。」などとしてしまうと、読み手は「作成者が思っているだけで実際はどうなんだろう」と疑問を持ってしまいます。
これを避けるためにも、語尾は言い切りましょう。
文章から自信の度合いが伝わってしまうので、自信を持って企画内容を伝えるためにも、語尾にも気を付けるようにしましょう。
?文章を簡潔にする
長い文章は読むのが大変です。しかも、一文一文が長ければ長いほど、何を伝えたいのかが分かりにくくなります。
文章を簡潔にするには、「箇条書きで書く」「一文をなるべく簡潔にまとめる」「あいまいな文章にしない」などの点に気を付けます。
?結論を先に話す
読み手は忙しい方が多いので、最後まで読むとは限りません。また、長文であればあるほど途中で集中力が切れてしまい、本題まで辿り着かないかもしれません。
よって、企画書では結論を先に話す必要があります。
また、単に結論を先に話すだけでなく、最初に心をつかむような文章にしていく必要があります。つまりは、この先も読んでみたいと思われる必要があるのです。
そのために、読み手の心をつかむような文章で、結論を先に話していくことが必要になります。
以上のように、相手の立場になって読みやすい文章＝「簡潔で分かりやすい文章」を書いていきましょう。
【事例】
Aさんは入社2年目の従業員で、職場の改善プロジェクトに参加しています。毎回様々なテーマで改善案を企画書にまとめ、取締役会に提出しているのですが、今回はAさんが企画書をまとめるように上司から指示がありました。
今回のテーマは、「カジュアルデーを作ろう」というものです。普段はスーツ姿で仕事をしているのですが、「週に一回、スーツ以外の服装でもいい」というカジュアルデーを制定しようとするものです。
企画内容はプロジェクト全員で話し合うので、それを企画書として取りまとめるのが今回のAさんの役割です。
しかし、Aさんは企画書を書くのが初めてなので、作成した企画書を取締役会に提出する前に、上司にチェックをしてもらいました。そこで、様々な修正点を指摘されました。
「話し合いの流れをそのまま書いたので、文章が長すぎて分かりにくい。ポイントは箇条書きにすべき。現場で使う略語を多用しているので、企画書では略語でなく正式な言葉を使うべき。結論が最後に書いているので、結論を先に持っていくべき。」など、修正点が多数見つかったのです。
それらを踏まえて修正を行い、取締役会に提出しました。
こうして、Aさんは社内の企画書を作成することよって、「相手が読みやすい企画書がどのようなものか」を体験することができ、後々に取引先への企画書にも活用していったのです。
まとめ
・企画書は、読み手に読んでもらうことが出来なければ良い企画書にならない。よって、読み手に好かれる文章にする必要がある
・企画書での好かれる文章とは、「簡潔」で「分かりやすい」文章
・簡潔でわかりやすい文章にするために気を付けるポイント
?専門用語は避ける
?英語や外来語を多用しない
?語尾を言い切る
?文章を簡潔する
?結論を先に話す
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