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ワード(Word)での企画書の作り方

ワード(Word)での企画書の作り方

企画書を作成する際は、パワーポイントなどのプレゼン用ソフトを使用したり、ワードなどのワープロ用ソフトを使用したりすることになります。

 

プレゼンをする場合であれば、パワーポイントを使うと便利です。しかし、文章(テキスト)が中心の企画書や、一枚ものの企画書などは、ワードを使った方が良い場合もあります。

 

そこで今回は、ワードでの企画書作成について詳しく説明していきます。

 

ワードを使って企画書を作るメリット

 

まずは、ワードを使うメリットです。

 

@一枚ものの企画書を作成しやすい

 

A文章中心の企画書を作成しやすい

 

B手早く企画書を作成しやすい

 

@一枚ものの企画書を作成しやすい

 

例えば、社内向けの企画などで、「口頭ではなく文章にするものの、長文や図形の必要性はなく、出来るだけ簡単にまとめたい」という場合があります。

 

その際に、ワードでは後述の機能などを使うと、A4用紙一枚ほどで簡潔にまとめやすいのです。

 

また、読み手としても、一枚に簡潔にまとめられた方が読みやすくなるのです。

 

パワーポイントでも作成できますが、デザインなどを一から考えると少々時間がかかります。

 

簡単な一枚ものの企画書であれば、さっと文章作成が出来るワードを使うことは便利ですので、作成する側と読み手、両方にメリットがあるのです。

 

A文章中心の企画書を作成しやすい

 

表や図形を使う必要がなく、文章(テキスト)が中心の企画書であれば、ワードのほうが作成しやすくなります。

 

特に、パワーポイントはプレゼンの場を想定しており、ビジュアル中心ですので、細かい文字を書くことには適していないのです。細かい文字では遠くから見えなかったり、文字が詰まって読みにくかったりしてしまうのです。

 

また、企画書を提出する相手によっては、「ワードに慣れている」や「企画書の型式を統一したい」などの理由で、ワードを指定してくる場合があります。

 

特に、一部の企業や官公庁などでは「ワードのみ可」という場合もあるので、ワードでの作成にも慣れておく必要があります。

 

B手早く企画書を作成しやすい

 

ワードには、企画書を手早く綺麗に作成するのに適した機能があります。

 

例えば、アウトライン機能です。

 

長文で書いた文章で「アウトライン」を使うと、自動で段落番号を付けてくれます。

 

後は、必要に応じて段落ごとに見出しを付けたり、インデント機能(段落を一段下げる機能)を使ったりして体裁を整えていくと、簡単に企画書が出来上がります。

 

 

「アウトライン機能がワードのどこにあるのか」というのはバージョンによって場所が違います。

 

ワード2013を例にとると、ワード上部にある「ホーム」タブの中に「アウトライン」があります。「インデント」機能も、ワード2013では「ホーム」タブ中にあります。

 

 

また、ワード特有の機能ではありませんが、提出時に読み手への読みやすさだったり、親しみやすさであったりを表現するときに便利なのが、ヘッダーフッターです。

 

ヘッダーやフッターに会社ロゴや企画書の題名、ページ数などを入れることができます。例えばワード2013では、「挿入」タブの中に「ヘッダー」と「フッター」はあります。

 

ワード(word)での企画書の作り方1

 

ワードを使って企画書を作るデメリット

 

次に、デメリットも見ていきましょう。

 

@表、グラフ、図形などが表現しにくい

 

A文章表現能力が問われる

 

Bプレゼンには向かない

 

それぞれ見ていきます。

 

@表、グラフ、図形などが表現しにくい

 

パワーポイントと同様に、ワードにも簡単に表、グラフ、図形が作成できる機能があります。

 

よって、これらの機能を活用すれば、ワードでもビジュアルがある企画書が作成できないわけではありません。

 

しかし、文章を中心に作成することが前提のソフトですので、やはり少しビジュアルは使いにくいのです。

 

そのため、「文章中心であればワード」「ビジュアル中心であればパワーポイント」というように、それぞれの特徴を活かして使用したほうが良いのです。

 

A文章表現能力が問われる

 

上述のように、ワードは文章が中心となりますので、文章表現が重要となります。文章表現が上手くないと、読み手に伝わらない企画書になってしまう恐れがあるということです。

 

読み手としても、長い企画書の場合でも、ビジュアル中心であれば時間がかからずにサッと読めますが、文章中心ですと読むのに時間がかかります。

 

そのときに、文章が長い上に文章表現が下手であれば、読むのに疲れてしまうのです。

 

それでも読んでもらえれば良いのですが、読むのを途中で止めてしまうかもしれません。それでは、企画内容の吟味をされる前に不採用になってしまいます。

 

もちろん、パワーポイントでも文章表現は必要ですが、「ワードのほうが文章表現能力が問われる」と考えておく必要があるのです。

 

Bプレゼンに向かない

 

上記で説明した通り、ワードは文章作成のためのソフトであり、パワーポイントはプレゼンのためのソフトです。

 

よって、ワードで作成した企画書では、プレゼンには向きません。

 

パソコンとプロジェクターをつなげば、ワードでもスクリーンに映し出すことはできますが、読み手(プレゼンであれば視聴する人)にとっては見やすくはないはずです。

 

ワード(word)での企画書の作り方2

 

以上のように、ワードを使って企画書を作成する時にはメリットとデメリットがあります。それらを把握して上手く使い分けていきましょう。

 

 

【事例】
Aさんは印刷会社のデザイナーです。いつもは企業向けに印刷物のデザインをしているので、企画書やプレゼンもパワーポイントを使っています。デザイナーだけに、ビジュアルが中心の企画書を作ることが多く、相手先企業からも「分かりやすい企画書である」と評判が良いのです。

 

今回、ある市役所へ企画書を提出することになりました。しかし、今回の企画書は「ワードで作成すること」という指定があるのです。企画書には慣れているAさんですが、ワードではあまり作成したことがありません。

 

市役所としては、「様々な様式で提出されると比べられないので、ワードに統一したい」という点と、「デザイン性よりどのような企業なのか、要件を満たしているか、予算通りなのか、などを文章で伝えて欲しい」という点から、ワードを指定したようなのです。

 

 

よって、Aさんは慣れないワードでの企画書作成をしていきます。

 

しかし、様式が決まっているので、アウトライン機能やインデント機能などを使うことによって、それほど時間がかからず体裁の整った企画書を作成することができたのです。

 

また、文章が中心の企画書なので、図やグラフを入れる必要はあまりないのですが、必要最低限は入れることにしました。図やグラフはパワーポイントと使い方が同じですので、問題なく挿入することが出来たのです。

 

こうしてAさんは、市役所への企画書を無事完成させることが出来ました。

 

 

Aさんは、今回の企画書作成の経験によって、ワードでのメリット(文章中心であれば、素早く作成しやすいなど)を体感することができました。

 

そして、「今後は必要に応じてワードとパワーポイントを使い分けていこう」と思ったのです。

 

まとめ

 

・文章(テキスト)が中心の企画書や、一枚ものの企画書はワードを使った方が良い場合もある。

 

・ワードを使って企画書を作成すると、以下のようなメリットがある。

 

@一枚ものの企画書を作成しやすい

 

A文章中心の企画書を作成しやすい

 

B手早く企画書を作成しやすい

 

・ワードを使って企画書を作成する際のデメリット。

 

@表、グラフ、図形などが表現しにくい

 

A文章表現能力が問われる

 

Bプレゼンには向かない

 

・ワードで企画書を作成することにはメリットもデメリットもある。よって、文章中心であればワード、ビジュアル中心であればパワーポイントと言うように、それぞれの特徴を活かして使用したほうが良い。

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