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要約をマスターする

要約をマスターする

今回は、企画書における「要約」の使い方について説明していきます。

 

この文章を読むことで、「要約の必要性」「企画書のどこを要約するのか」について学ぶことができます。

 

要約の必要性

 

企画書は、読み手に「簡潔」に「分かりやすく」伝えることが必要となります。

 

それは、読みにくくて分かりにくい企画書であれば、読まれず採用されず、行動もされないからです。これでは企画書を書いた意味がなくなってしまいます。

 

そこで、「簡潔」に「分かりやすく」伝えるために、「要約」して伝えることは重要です。

 

「要約」とは、その文章の中で「ポイント」となる部分を短い文章でまとめることです。

 

 

「要約」には、その要約を読むだけで「そこに書かれているポイントが理解できること」と、「本文を読みたくなるような文章であること」が必要となります。

 

イメージで言えば、「映画のCM」や「小説の帯に書かれているあらすじ」です。しっかり要約が出来ている映画のCMや小説のあらすじは、それだけで行動したくなる(見たくなる)のです。

 

よって、企画書の「要約」もただ単に短くすればよいというわけではありません。

 

その文章の「ポイント」を短い言葉で伝えつつ、魅力も伝える必要があるのです。

 

企画書のどこを要約するのか

 

では、企画書のどこを「要約」するのか考えてみましょう。

 

@企画書の全体の要約

 

企画書を読む人は、経営者や上司など忙しい方が多いです。その時に、最初から最後まで読んでもらえるとは限りません。

 

よって、最初に企画書の概要を伝える必要があります。その概要を伝えるときに、企画書の「要約」を書いていきます。

 

企画書のポイントを伝えるのと同時に、本文を読みたいと思ってもらうように、企画内容の魅力を伝える必要があります。

 

Aページ毎の要約

 

パワーポイントなどのプレゼン用ソフトの場合、ページ毎に要約を付けると、「このページで何を伝えたいのか?」が明確になります。

 

ボリュームのある企画書の場合、最初から最後までを読む集中力が持たないとしても、「各ページの要約を読めば企画内容を伝えることが出来る」というメリットもあります。

 

これは、「かんばんを活用」の記事の中で詳しく説明しています。

 

また、企画書が採用されて実行に移す時に、ページ毎の要約が行動の基準になることもあります。

 

B箇条書き

 

長文を箇条書きにするだけで分かりやすくなります。

 

箇条書きにするのも要約の一部です。伝えたい事を要約してまとめることで、箇条書きになるからです。

 

要約する際に気を付けるポイント

 

では、要約をする上で気を付けるべき点には何があるのでしょうか?

 

@簡潔な言葉で伝える

 

要約するときに、長い文章になっては意味がありません。

 

また、無駄な言葉を使えば、せっかくの要約のまとまりがなくなってしまいます。

 

よって、無駄な言葉をできるだけ排除し、簡潔な言葉で伝えるようにしていきましょう。

 

A響くフレーズを用意する

 

要約は、長い文章を簡潔にまとめる必要がありますが、短くして伝わらなければ意味がありません。よって、短い文章でも伝わる言葉を使う必要があります。

 

そこで、普段から相手の心に響くフレーズを用意しておきます。

 

例えば、長い文章を一言で表す四字述語があれば、それを使うことで短くても伝わる文章になります。

 

また、他の文章で参考になるフレーズや、先輩の企画書の中で「これは分かりやすい」というフレーズなど、普段から読み手に響くフレーズを用意しておくと、要約を書くときに簡潔で分かりやすいものができるのです。

 

要約をマスターする1

 

【事例】
Aさんはホームページ作成会社の営業担当です。

 

B社から「アクセス数を増やしたいので、ホームページの全面的な改良をしたい」との要望がありました。そこで、Aさんはホームページ改良の企画書を作成しました。

 

今までAさんが携わったホームページの改良は、それほど大がかりなものがなかったので、企画書のボリュームも少ないものでした。

 

しかし、B社のホームページは情報量が多く、大がかりな改良になるため、企画書のボリュームも多くなりました。

 

作成した時点で読み返してみると、文章が長過ぎてポイントが伝わりにくいことに気づきました。

 

 

そこでAさんは、全体の要約を最初に書くことにしました。

 

それによって、最初の要約だけを読んでも、企画内容のポイントが理解してもらえるような企画書になったのです。

 

これにより、企画書採用の決定権者のB社社長には、要約部分で魅力を伝えることができ、採用に至ったのです。

 

また、ページ毎の要約も記載しました。

 

これは、ホームページを実際に改良する時に、B社のシステム担当者が「何をすべきか」を理解して行動する際に役に立ったのです。

 

まとめ

 

・企画書を「簡潔」に「分かりやすく」伝えるためには、「要約」して伝えることは重要である

 

・以下の3つの場面で「要約」を使うと、わかりやすい企画書になる

 

@企画書の全体の要約

 

Aページ毎の要約

 

B箇条書きを使う

 

・要約する時に気を付けるべき点

 

@簡潔な言葉で伝える

 

A読み手に響くフレーズを用意する

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